La carte cachée pour améliorer les ventes : la fille des finances

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Je lui ai parlé la semaine dernière. Elle travaille pour un manufacturier qui vend des produits partout au Canada et aux États-Unis, tantôt directement, tantôt via des distributeurs ou des agents.

Elle m’a expliqué toutes les manœuvres qu’elle doit faire chaque mois, chaque semaine, chaque jour, pour répondre aux demandes de préparation de rapports de l’équipe de ventes et de la haute direction.

Je sais : ce n’est peut-être pas « la fille des finances ». C’est peut-être « le coordonnateur des ventes ceinture noire Excel », « le/la contrôleur(e) », le « whiz kid » du marketing ou même l’analyste d’affaires spécialement engagé pour produire des rapports…

Cette « fille des finances » est peut-être présente en plusieurs versions dans votre entreprise, dans plusieurs départements, plusieurs divisions…

C’est une employée fiable, responsable et d’une valeur inestimable ! C’est une des roues de l’engrenage qui fait tourner votre entreprise.

 Vous trouverez des opportunités d’amélioration extraordinaires au cœur même des activités de cette employée clé. Ces améliorations permettront non seulement de réduire le stress et les risques d’erreurs liées à la manipulation de données critiques, mais surtout à permettre des prises de décisions plus rapides, plus fréquentes et plus payantes.

En investissant dans l’amélioration de son quotidien, vous allez rendre cette ressource clé plus efficace et plus heureuse ET vous allez vous développer une agilité au niveau des décisions qui vous démarquera de la concurrence.

 

Elle est souvent LA RESSOURCE-CLÉ dont dépendent les gestionnaires de ventes pour connaitre l’état réel de la situation. Ce n’est pas banal !

 

Prenons un moment pour plonger dans son quotidien et explorer des pistes d’améliorations.

 

Ceinturon technologique : Outlook, votre « ERP » et Excel !

Sa boîte de courriel est le centre nerveux des demandes de rapports de l’équipe de gestion.

Elle connait Excel comme le fond de sa poche. Elle y passe une bonne partie de ses journées pour combiner des données plus ou moins structurées provenant du système comptable ou ERP, des distributeurs, des détaillants, des gestionnaires, etc.

Elle connait le système ERP par cœur et surtout ses limites.

 

Les limites ne sont pas acceptables… ni pour vous, ni pour elle

Elle sait qu’Excel, un outil extraordinaire, peut devenir lent et inefficace lorsqu’on lui en demande trop.

 

Elle sait ce que le système ERP ne supporte pas aujourd’hui et ne supportera pas avant plusieurs années… peut-être jamais. Et ce, malgré la migration ou la mise à jour à venir.

 

Elle l’a vécue… la migration précédente.

 

Elle vit dans le vrai monde, celui dans lequel il faut AUJOURD’HUI :

  • Combiner les fichiers Excel, tous différents, provenant de 15 distributeurs pour permettre aux directeurs des ventes de comprendre réellement ce qui se passe sur le terrain.
  • Passer des heures chaque mois pour s’assurer que les points de vente sont classés dans les bons territoires, que les produits sont bien codifiés dans votre système et sont repérables dans les fichiers des clients, que les catégories de produits sont bien structurées…
  • Produire un rapport de commission par territoire même s’il n’y a pas de notions de territoires dans l’ERP et que les ventes n’y sont pas détaillées suffisamment pour produire le rapport en question.
  • Assembler chaque mois des rapports consolidés pour le président qui présentent les écarts entre les objectifs de ventes, qui ont été figés dans une grille Excel au début de l’année fiscale, et les ventes à ce jour
  • Livrer une analyse ad hoc qui servira à une rencontre importante que le VP des ventes a prévue avec un client majeur dans 10 jours
  • Consolider 40 comptes de dépenses (des fichiers Excel !)
  • Centraliser les données de prévisions révisées transmises par les gestionnaires de territoires
  • Sortir des analyses spéciales pour évaluer l’impact d’une promotion, l’effet de la variation des prix, la distribution acquise lors du lancement de nouveaux produits, etc.

 

Elle pourra vous lister 50 autres exemples si vous lui demandez…

Mais, ce n’est pas tout. Elle doit aussi réaliser plusieurs autres tâches essentielles à la bonne gestion des affaires quotidiennes.

 

Chaque erreur peut avoir de graves répercussions

Elle sait qu’une erreur de formule dans un des fichiers Excel qu’elle livre chaque mois à la haute direction peut avoir de graves répercussions.

Ce sont des analyses « mission critical » qui servent à la prise de décisions et qui sont souvent présentées à toute l’équipe de haute direction, à des partenaires ou des clients stratégiques.

Vous n’avez pas besoin de lui mettre de pression, elle comprend bien que les erreurs ne sont pas acceptables.

C’est arrivé à quelques reprises au cours des dernières années que des erreurs se sont glissées. Vous le savez et elle le sait, vous avez été choqué, mais compréhensif, vous vous êtes ajusté à l’époque et elle aussi. Elle a resserré son autocontrôle de qualité.

 

Mais, plus l’entreprise grandit, plus la demande et le risque d’erreur augmentent.

 

Amélioration 1 : Éliminer les manipulations répétitives de données dans Excel

Excel n’est pas un outil pour assembler/intégrer des données. Mettez en place un outil pour automatiser l’intégration des données qui éliminera toutes les manipulations requises pour préparer les rapports et réduira le risque d’erreurs.

Vous éviterez des heures de manipulations chaque mois.

Dans PAWA, il existe un module appelé « Data Zone » dans lequel un commis peut littéralement glisser des fichiers de toutes sortes afin que ceux-ci soient automatiquement intégrés dans une base de données centralisée qui pourra servir à la production de rapports.

Vous avez des dizaines de fichiers de distributeurs de sources différentes, aucun problème, il suffit de les glisser dans le « data zone ».

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Amélioration 2 : Simplifier les liaisons (« Mapping ») des données au maximum

Si vous vous attardez aux tâches répétitives liées à la préparation des données, vous constaterez qu’un temps important est consacré à :

  • rechercher et lier des codes de produits internes vs des codes externes (provenant de clients ou distributeur)
  • rechercher et lier des codes de magasins à des représentants, des distributeurs…
  • arrimer des dates avec des périodes fiscales
  • arrimer des données budgétaires vs des ventes réelles
  • reclasser des territoires, des assignations de représentants…
  • +++

Toutes ces manipulations sont souvent gérées dans Excel et sont maintenues manuellement.

Une solution d’intégration vous permettra de vous concentrer uniquement sur la gestion d’exceptions et d’éliminer toutes les activités superflues.

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Amélioration 3 : Revoyez votre stratégie de distribution de rapports de ventes

Simplifiez les rapports standards, rendez-les accessibles en tout temps et permettez aux gestionnaires de forer l’information facilement eux-mêmes.

Passez d’un accès aux rapports en mode sur-demande/publiés (envoi de rapports par courriel ou dépôt de rapports sur le réseau) à un mode libre-service (accès via un outil disponible en tout temps) permettra de réduire de façon significative les demandes en production de rapports « personnalisés ».

Profitez-en aussi pour simplifier les rapports.

Si vous rendez disponibles des rapports simples et bâtis selon les meilleures pratiques, vos gestionnaires deviendront plus efficaces et vous remercieront.

De plus, une plateforme d’accès libre-service offre des possibilités de forage extraordinaires pratiquement impossible à livrer dans un mode sur demande (Réf. : la stratégie de forage des données de ventes)

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Amélioration 4 : Mettez en place des tableaux de bord pour les scénarios d’usages fréquents

Faites l’inventaire des scénarios d’affaires fréquents nécessitant des préparations plus longues et ardues… Exemple : revue d’affaires avec un magasin, un détaillant ou un distributeur, réunion mensuelle de vente, revue des performances d’une marque, revue de l’effet d’une campagne de promotions, etc.

Mettez en place des tableaux de bord récapitulatifs couvrant chacun de ces scénarios.

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Amélioration 5 : Offrez un outil réellement puissant à votre « fille des finances »

En rendant disponible un cube de données bien structuré dans lequel toutes les dimensions et mesures requises sont disponibles, vous allez libérer le pouvoir de votre responsable des données.

  • Elle sauvera un temps fou en évitant tout le travail lié à la manipulation des données
  • Elle aura enfin l’occasion de mettre en place de nombreuses améliorations de processus mises de côté par manque de temps dans le passé
  • Elle mettra à profit ses compétences Excel dans des cas vraiment exceptionnels afin de produire, en quelques minutes, des rapports ad hoc pertinents, permettant de répondre à des questions critiques
  • Elle sera outillée pour vous aider à mieux gérer l’entreprise et saisir de nouvelles opportunités

 

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Hommage à une ressource-clé : son succès = votre succès

Chez Dev-ID, la « fille des finances » s’appelle Nathalie.

C’est une employée engagée, fiable, responsable et qui nous aide depuis des années à prendre de meilleures décisions.

Chaque fois que nous contribuons à lui éviter du travail à faible valeur ajoutée, nous améliorerons de façon significative l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble.

 

Déverrouillez le pouvoir de la « fille des finances »

Ne négligez pas les opportunités d’amélioration extraordinaires qui se trouvent au cœur même des activités de cette employée clé.

J’ai en tête de nombreux scénarios et le fait d’offrir de nouveaux outils à cette employée a permis non seulement d’améliorer son efficacité, mais aussi, d’aider le président, plusieurs VP et des directeurs de ventes à prendre de meilleures décisions au jour le jour.

Il n’y a aucun doute que ce genre d’impact a un effet direct sur le « bottom-line ».

 

Lectures suggérées        

Moneyball : Comment intégrer et donner un sens aux données pour gagner!

La stratégie de forage des données des ventes.

 

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